Può richiedere la Dichiarazione Sostitutiva di Atto Notorio qualunque cittadino maggiorenne che sia a diretta conoscenza di situazioni, fatti, qualità personali riferite a se stesso o ad altri soggetti.
Le Dichiarazioni Sostitutive di Atto Notorio non possono contenere manifestazioni di volontà (in questo caso ci si deve rivolgere ad un notaio) e deleghe configuranti una procura. Non si può utilizzare tale dichiarazione nemmeno per certificati medici, veterinari, di origine, di conformità , di marchi e brevetti. Può essere utilizzata esclusivamente nei rapporti con: le pubbliche amministrazioni; i gestori di servizi pubblici (poste, enel, telecom, ecc..); i privati che lo consentono.
E' necessario presentarsi davanti ad un funzionario competente a ricevere la documentazione o ad un ufficiale dell'anagrafe muniti di un documento di riconoscimento valido o copia di esso. La dichiarazione è sottoscritta dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritta e presentata all'ufficio competente, unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. E' ammessa la presentazione anche via fax, per via telematica o a mezzo posta.Per gli stranieri non comunitari è necessario presentarte passaporto e permesso di soggiorno, mentre per gli stranieri comunitari basta il passaporto o altro documento d'identità valido. Per i minori la dichiarazione è resa dal genitore munito di documento d'identità valido. Per gli interdetti, la dichiarazione è resa dal tutore munito di documento d'identità valido.
Per le dichiarazioni sostitutive di atto notorio che prevedono l'autenticazione della sottoscrizione, è necessario pagare l'imposta di bollo da 16,00, tranne nei casi di esenzione previsti dalla legge. L'autentica è prevista per le dichiarazioni da presentare a privati e per le domande che richiedono la riscossione di benefici economici (pensioni e contributi, ecc.) da parte di altre persone. Per presentare le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà alle Amministrazioni e ai Servizi Pubblici la firma non deve essere autenticata. È sufficiente firmarle davanti al dipendente addetto a riceverle oppure presentarle o inviarle allegando la fotocopia di un documento di identità. Sono previsti i costi, variabili, dei diritti di segreteria.
Il rilascio è immediato.
La dichiarazione vale generalmente 6 mesi dalla data di rilascio, salvo che norme di legge o regolamentari non dispongano una validità superiore. Se i documenti che sostituisce hanno validità maggiore, avrà la stessa validità di essi. Hanno validità illimitata le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali che non sono soggetti a modificazioni (certificati di nascita, di morte, titoli di studio, ecc.).